Operator național de servicii arhivistice

Legarea unităţilor arhivistice (dosarelor) în coperţi, inscripţionarea elementelor de cotă, numerotarea şi certificarea acestora.

Se adresează instituțiilor publice, agenţilor economici în funcţiune sau unităţilor aflate în procedură de lichidare judiciară. În acest sens lucrările executate sunt:
1. Constituirea documentelor în unităţi arhivistice (dosare) după ordonarea acestora pe criteriile: cronologic, tematic, alfabetic (în cazul dosarelor de personal), geografic, pe corespondenţi, nominal etc.
2. Legarea unităţilor arhivistice (dosarelor) în coperţi, inscripţionarea elementelor de cotă, numerotarea şi certificarea acestora.
3. Întocmirea computerizată a instrumentelor de evidenţă a unităţilor arhivistice (inventar arhivistic) pe criteriile enunţate la punctul nr.1 în funcţie de termenele de păstrare şi având la bază Nomenclatorul Arhivistic.
4. Formularea de propuneri pentru întocmirea nomenclatorului sau actualizarea acestuia.
5. Inventarierea unităţilor arhivistice în vederea întocmirii lucrării de selecţionare şi eliminării documentelor care nu prezintă importanţă istorică sau practică şi care şi-au îndeplinit termenul de păstrare.
6. Acordarea de asistenţă în vederea aprobării lucrării de selecţionare.
7. Acordarea de asistenţă în vederea depunerii documentelor cu termen de păstrare permanent la Serviciul Judeţean al Arhivelor Naţionale.
8. Selecţionarea şi eliminarea acelor documente care şi-au îndeplinit termenele de păstrare sau nu prezintă importanţă practică ori istorică.

1. Întocmirea de certificate, copii şi extrase ce atestă drepturile de personal pentru foştii salariaţi în conformitate cu prevederile Legii nr.19/2000 privind sistemul public de pensii şi asigurări sociale.
Eliberarea acestor documente se face pe hârtie cu elemente de siguranţă, cu respectarea prevederilor Legii nr. 677 din 21 noiembrie 2001pentru protecţia persoanelor cu privire la prelucrarea datelor cu caracter personal şi libera circulaţie a acestor date.
2. Punerea la dispoziţia organelor abilitate de lege a documentelor solicitate, în condiţiile prevăzute de legislaţia în vigoare

Pentru această gamă de servicii avem în vedere următoarele lucrări:
Depozitarea şi păstrarea în condiţii corespunzătoare a unităţilor arhivistice care nu şi-au îndeplinit termenul de păstrare sau pentru care legea nu prevede să fie preluate de instituţii abilitate, în spaţii special amenajate, asigurându-le împotriva distrugerii, degradării, sustragerii ori comercializării, cu respectarea prevederilor Legii 16 / 1996 cu toate modificările la zi.
Spaţiile sunt dotate cu rafturi metalice specifice depozitelor de arhivă, geamuri termopan, pardoseli din parchet laminat şi senzori de fum.
Paza este asigurată 24/24 ore cu personal calificat. La cererea beneficiarului se pot instala camere de supraveghere.

Auditul arhivistic presupune evaluarea completă a situaţiei fondului arhivistic:
1. Măsurarea cu exactitate a volumului de documente, în conformitate cu unitățile de măsura acceptate de Arhivele Naționale (metrul liniar și unitatea arhivistica).
2. Verificarea condițiilor de păstrare și depozitare a documentelor în depozitul de arhivă.
3. Verificarea existenței instrumentelor de evidență (inventare arhivistice, registrul de evidență curentă a intrarilor/ieșirilor unităților arhivistice, registrul de depozit).
4. Întocmirea unui plan de măsuri în vederea remedierii problemelor constatate, care face referire la urmatoarele:
• condițiile de păstrare, depozitare și conservare a fondului arhivistic;
• întocmirea, modificarea sau completarea instrumentelor de evidență;
• fondarea, inventarierea și selecționarea documentelor creatorului;
• întocmirea documentației cu privire la activitatea desfășurată de persoana desemnată de către conducerea unitații să răspundă cu activitatea compartimentului de arhivă.
5. În eventualitatea în care unitatea dorește să externalizeze serviciul de prelucrare și depozitare a arhivei, întocmim caietul de sarcini al licitației.
6. Reprezentarea, pe bază de numire (împuternicire), a organizației în fața organelor de control ale instituțiilor abilitate