Servicii

Servicii oferite

  1. Legătorie de documentele

Acest serviciu presupune următoarele etape:

- îndepărtarea elementelor metalice (agrafe, cleme, ace) și a filelor nescrise;

- toaletarea documentelor, îndreptarea colțurilor îndoite, aranjarea lor în așa fel încât la legare să nu fie afectat conținutul documentelor;

- legarea documentelor în coperte de carton în minim 3 puncte;

- numerotarea și certificare dosarului, având un conținut de maxim de 250-300 file;

- inscripționarea copertei cu elementele de identificare ale dosarului: denumirea creatorului, denumirea compartimentului, cota unității arhivistice în cadrul inventarului, indicativul preluat din nomenclatorul unității creatoare, datele extreme ale documentelor (de început și de final), numărul de file, volumul (dacă este cazul), termenul de păstrare.

  1. Prelucrare arhivistică

Acest serviciu presupune următoarele etape:

- determinarea apartenenței la fond;

- ordonarea documentelor în funcție de criteriile standard: cronologic-structural, structural-cronologic, cronologic pe probleme, alfabetic;

- ordonarea documentelor în cadrul dosarului cronologic, pe ani, luni și zile;

- inventarierea documentelor pe termene de păstrare, pe anul de întocmire și pe compartiment sau în funcție de alte criterii stabilite de creator;

- depunerea unei lucrări de selecționare pentru documentele care și-au îndeplinit termenul de păstrare, către Serviciul Județean  sau Serviciul Municipiului București al Arhivelor Naționale;

- eliminarea documentelor care și-au îndeplinit termenul de păstrare, cu avizul Arhivelor Naționate.

  1. Utilizare de documentele

Acest serviciu presupune eliberarea adeverințelor și extraselor către petenți (vezi Obținere adeverințe).

  1. Păstrare și conservarea

Depozitarea și conservarea documentelor în condiţiile stabilite de Legea Arhivelor Naţionale ale României nr. 16/1996 cu modificările și completările ulterioare, asigurându-le împotriva distrugerii, degradării, sustragerii ori comercializării, cu respectarea prevederilor Legii nr. 16 / 1996 cu toate modificările la zi .

Spaţiile sunt dotate cu rafturi metalice ignifugate, geamuri termopan, pardoseli din parchet laminat și senzori de fum.

Paza este asigurată 24/24 ore cu personal calificat, dar la cererea beneficiarului se pot instala camere de supraveghere.

Pentru o orientare rapida în interiorul depozitului, acesta este dotat cu ghid de depozit și ghid de raft.

  1. Relocare fonduri arhivistice

Acest serviciu presupune următoarele etape:

- stabilirea unei date de preluare;

- în cadrul societății noastre, se stabilește mijlocul de transport necesar, în funcție de volumul documentelor, starea de conservare, condițiile de acces la locația de preluare;

- conform condițiilor contractuale, asigurăm manipularea documentelor în și din mijlocul de transport;

- relocarea documentelor se efectuează cu mijloace de transport proprii.

  1. Furnizare consumabile specifice

Societatea noastră vă pune la dispoziție o gamă variată de consumabile specifice (cutii, coperte, mijloace de păstrare și conservare), de tipuri și dimensiuni diferite, adaptate și personalizate creatorului și suportului tehnic utilizat.

Servicii oferite

  1. Scanare și digitalizare

După eliminarea elementelor metalice, îndreptarea colțurilor îndoite și ordonarea documentelor, filă cu filă, se procedează la scanarea acestora cu ajutorul scannerelor de mare viteză, introducerea metadatelor, instalarea aplicației de management a documentelor și generarea bazei de date.

  1. Audit arhivistic

Auditul arhivistic presupune evaluarea completă a situaţiei fondului arhivistic, astfel:

- măsurarea cu exactitate a volumului de documente, în conformitate cu unitățile de măsură acceptate de Arhivele Naționale (metrul liniar și unitatea arhivistica);

- verificarea condițiilor de păstrare și depozitare a documentelor în depozitul de arhivă;

- verificarea existenței instrumentelor de evidență (inventare arhivistice, registrul de evidență curentă a intrarilor/iesirilor unităților arhivistice, registrul de depozit);

- întocmirea unui plan de măsuri în vederea remedierii problemelor constatate, care face referire la următoarele:

  • condițiile de păstrare, depozitare și conservare a fondului arhivistic;
  • întocmirea, modificarea sau completarea instrumentelor de evidență;
  • fondarea, inventarierea și selecționarea documentelor creatorului;
  • întocmirea documentației cu privire la activitatea desfășurată de persoana desemnată de către conducerea unitații să răspundă cu activitatea compartimentului de arhivă;

- în eventualitatea în care unitatea dorește să externalizeze serviciul de prelucrare și depozitare a arhivei, întocmim caietul de sarcini al licitației;

- reprezentarea, pe bază de numire (împuternicire), a organizației în fața organelor de control ale instituțiilor abilitate.

  1. Eliminare confidențială și securizată a documentelor

După obținerea avizului de selecționare din partea Arhivelor Naționale, documentele care și-au îndeplinit termenul de păstrare sunt eliminate, obținîndu-se astfel reintroducerea lor în circuitul economic.

  1. Prelucrarea și depozitarea temporară a documentelor clasificate

Aceste operațiuni se îndeplinesc prin respectarea Legii 182 din 12 aprilie 2002 și a Hotărârii de Guvern nr. 585 din 5 iulie 2002.

CONTACTEAZĂ-NE:

    Acest site folosește cookie-uri pentru a vă oferi o experiență cât mai bună. Prin continuarea navigării sunteți de acord cu folosirea acestora.